Facturación por lotes (pagos de procesadores de pago no integrados)

La facturación por lotes le permite facturar a varios clientes a la vez. Generalmente, se trata de clientes a los que se les factura periódicamente, por ejemplo, semanal o mensualmente.

El módulo de facturación ofrece varias herramientas para gestionar la lista de clientes a los que desea facturar. Los elementos numerados que se explican a continuación corresponden a los números de la imagen e indican su posición en la pantalla.

1. Filtro:. Busque cualquier cliente por su nombre. La lista se actualizará automáticamente para mostrar los resultados coincidentes a medida que introduzca el texto de búsqueda.

2. Término: Busque clientes por sus condiciones de pago: Neto 10, Neto 15, Neto 30, etc.

3. Cargo****.**** Muestre los clientes a los que solo se les cobra; es decir, los clientes cuyas tarjetas de crédito tiene registradas. Tenga en cuenta que esto no significa necesariamente que la tarjeta esté registrada en Enlite. Consulte la sección «Añadir clientes a la facturación».https://darkpos.freshdesk.com/support/solutions/articles/31000151472-how-to-add-customers-to-billing Consulte el artículo de la base de conocimientos para saber cómo designar un cliente de pago.

4. Ruta**:** Mostrar solo los clientes que están o no están asignados a una ruta. Consulte la sección Agregar clientes a las rutas. https://darkpos.freshdesk.com/support/solutions/articles/31000151486-how-to-add-customers-to-routes-from-route-screen) para saber cómo hacerlo.

5. Correo electrónico . Muestra a los clientes que prefieren recibir su estado de cuenta por correo electrónico. Consulta el artículo de la base de conocimientos «Agregar clientes a la facturación https://help.darkpos.com/hc/en-us/articles/360019182292-How-to-add-customers-to-billing para saber cómo configurar esta preferencia para un cliente.

6. Saldo cero: Muestra u oculta a los clientes con saldo cero.

7. Ciclo: Filtra a los clientes por fecha de ciclo; por ejemplo, muestra solo a los clientes facturados el día 1 del mes. Consulta el artículo de la base de conocimientos «Agregar clientes a la facturación https://darkpos.freshdesk.com/support/solutions/articles/31000151472-how-to-add-customers-to-billing para saber cómo configurar la fecha de ciclo de un cliente.

8. Período de facturación: Configura el período de facturación que utilizarás para facturar a tus clientes. Ten en cuenta que, por defecto, el período siempre se establece en el mes anterior. Ajusta las fechas de inicio y fin para incluir las facturas y los cargos correspondientes a este período de facturación. Puedes establecer el período que desees.

   

   Configure su período de facturación.

   1. Este es el paso más importante. El período de facturación registrará las facturas y los cargos incluidos en el estado de cuenta y afectará los campos "Saldo anterior", "Saldo actual" y "Total actual", que conforman el monto que se le facturará al cliente.

   2. Saldo anterior: Incluye todos los cargos adeudados ANTES del período de facturación definido. En el ejemplo a continuación, Bruce Wayne tiene $332.09 que gastó antes del 01/04/2019, fecha de inicio del período de facturación definido. Estos cargos aparecerán en "Saldo anterior" en el estado de cuenta del cliente.

   3. Saldo actual: Incluye todos los cargos adeudados DENTRO del período de facturación definido. En el ejemplo a continuación, Bruce Wayne gastó $110.90 en algún momento entre el 01/04/2019 y el 30/04/2019, período de facturación definido. Estos cargos aparecerán en "Saldo actual" en el estado de cuenta del cliente y se detallarán todas las facturas que corresponden a dicho saldo para que el cliente pueda revisar los cargos.

   4. Total actual:**** Total de todos los cargos incurridos ANTES y DURANTE el período de facturación definido. En el caso que se muestra a continuación, Bruce Wayne incurrió en $332.09 ANTES de la fecha de inicio de facturación del 01/04/2019 y también incurrió en $110.90 durante el período de facturación (del 01/04/2019 al 30/04/2019). Por lo tanto, su Total actual es de $442.99, que es la suma de su Saldo anterior y su Saldo actual. El Total actual aparecerá como el Monto total a pagar en el estado de cuenta del cliente.

      

      Seleccione los clientes a facturar marcando sus nombres; se seleccionarán para facturarles y se generarán sus estados de cuenta.

      Desde este módulo, podrá marcar numerosas facturas como pagadas con solo pulsar un botón. Proceda con cuidado. Si es la primera vez que usa este módulo, comience con 5 o 10 clientes a la vez hasta que se familiarice con el proceso. En el ejemplo siguiente, hemos seleccionado 3 clientes para facturar.

      

      Visualización de extractos. Para ver los extractos de los clientes seleccionados, haga clic en la pestaña «Extractos». Tenga en cuenta que si no selecciona ningún cliente, no verá los extractos.

      Se generarán extractos para todos los clientes seleccionados. Se mostrarán en la misma pantalla, uno tras otro. Desde la página de extractos, puede realizar varias acciones:

      1. Enviar por correo electrónico: Envíe un extracto individual por correo electrónico. Para ello, haga clic en el botón de correo electrónico DENTRO del extracto.

      2. Exportar a CSV: Exporte un extracto individual a un archivo CSV. Para ello, haga clic en el botón Exportar a CSV DENTRO del extracto.

      3. Enviar todos los extractos por correo electrónico: Para los clientes a los que les haya generado extractos, puede enviar todos los extractos a la vez pulsando el botón «Enviar todos los extractos por correo electrónico».

      4. Imprimir: Para los clientes a los que les haya generado extractos, puede imprimir todos los extractos a la vez pulsando el botón «Imprimir».

      5. Cobrar con tarjeta de crédito: Esta es la última acción que realizará en esta pantalla. Una vez que haya revisado los extractos y los cargos y los haya enviado por correo electrónico o impreso, puede cobrar a todos los clientes seleccionados a la vez pulsando el botón «Cobrar con tarjeta de crédito». Para ello, debe estar integrado con un procesador de pagos para que Enlite pueda realizar esta acción. Una vez pulsado el botón, se cargarán los importes correspondientes a las tarjetas de crédito de los clientes y se actualizarán todas las facturas para reflejar el pago realizado. Es importante que imprima o envíe por correo electrónico sus extractos ANTES de pulsar este botón, ya que los saldos se recalcularán una vez procesado el pago.

      

      Para procesar los pagos, vuelva a la lista de clientes y seleccione el botón azul con el símbolo $ junto al cliente al que desea cobrar. En este caso, cobraremos a Bruce Wayne.

      

      En la ventana emergente que aparece, seleccione su tipo de pago. Los tipos de pago varían según la tienda y serán configurados por el equipo de soporte de DarkPOS durante la configuración inicial de su tienda. En este caso, hemos seleccionado el tipo de pago "Cheque", ingresado un número de cheque y puede ingresar manualmente el importe. Si el importe del pago, ya sea cheque, efectivo, transferencia bancaria, etc., es menor que el pago adeudado, Enlite aplicará el importe pagado primero a la factura más antigua y continuará aplicándolo a las facturas más recientes hasta que se haya consumido. Cualquier saldo parcial o pendiente permanecerá abierto para ser pagado en el siguiente período. Cuando esté listo, presione el botón "Procesar pago".

      Enlite aplicará el pago y recalculará los saldos. Como se mencionó anteriormente, esto debe hacerse DESPUÉS de enviar por correo electrónico o imprimir los estados de cuenta, ya que procesar el pago recalculará los saldos de las facturas.